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Il Metodo delle 5S: come dall'ordine si passa all'efficienza

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Con il “Metodo delle 5S” si inizia a fare Qualità
Come i giapponesi ci insegnano a riordinare i luoghi di lavoro in modo permanente
Anche le cose più complesse hanno fondamenta semplici. Oggi parliamo del metodo delle 5S, “inventato” dai giapponesi, ma in realtà ben noto ad ogni massaia o buon magazziniere. Il metodo, descritto per primo nel virtuoso dopoguerra nipponico, prevede 5 fasi per lavorare meglio e rendere al massimoin qualsiasi ambiente.

Fase 1 “Separare”, cioè togliere dagli ambienti lavorativi gli oggetti, gli attrezzi, i materiali che non servono o che servono raramente, catalogandoli
Fase 2:  “Sistemare” , cioè fruire del maggiore spazio ottenuto per fare un profondo riordino, con etichette, cartelli, ottimizzazioni di spazi e di movimenti, soprattutto dove le operazioni lavorative sono ripetitiva
Fase 3 “far Splendere”, cioè pulire accuratamente tutto, perché la nostra mente si autogratifica e si motiva maggiormente se si lavora in luogo pulito, anche se si tratta di una grezza officina, anche se sporcheremo nuovamente la pulizia perfetta è un segnale di agire pulito, di precisione, di qualità assoluta e di sicurezza dell’agire (questa è una fase difficile da ottenere)
Fase 4 “Standardizzare”, cioè rendere facile il mantenimento dei primi tre punti, con strumenti, metodi, percorsi che rendano più facili e motivanti azioni come riordinare e pulire, che non sono proprio nel DNA di operai e impiegati; questa fase è la più importante di tutte e normalmente viene sottovalutata o addirittura non compresa (contattami per capirne le sfumature)
Fase 5 “Sostenere”, cioè fare in modo che vi siano adeguate regole scritte, certezza di pena, responsabilità per far rispettare tutte le 5S. Si tratta quindi di designare un coordinatore che faccia verifiche prima quotidiane, poi col tempo settimanali per accertare stato di riordino e pulizia degli ambienti sottoposti al metodo.

Il metodo si applica anche all’amministrazione (archivi pieni di faldoni inutili e/o poco indicizzati) ed all’ambiente virtuale informatico: quanto tempo passiamo al giorno a cercare files male indicizzati in una marea di cartelle poco strutturate?
Certamente possiamo dire che tutte le cinque fasi descritte (in inglese: Sort, Set, Shine, Standardize and Sustain) sono tutte cose ben note a chiunque. Ma allora qual’è la differenza, il vero elemento discriminante, che ha permesso di diventare alla Toyota il primo produttore d’auto al mondo, applicando questo e altri metodi? E’ la continuità, la forza di volontà, la regolarità, la certezza di pena per chi trasgredisce, cioè in ultima analisi la solidità dell’apparato organizzativo, vero tallone d’Achille del popolo e delle imprese italiane. Situazione che si corregge solo con un paziente lavoro di coaching e formazione sul personale e seguendo per esempio lo schema ISO 9001, che incorpora in sé tutti gli elementi del Metodo 5S. Ma anche qui se si farà ciò solo per ottenere un certificato i risultati saranno molto, molto lontani. Un consulente serio ed esperto può aiutare una azienda nell’intraprendere questo percorso di eccellenza, che fa ridurre i costi di produzione, rendendo più competitive le aziende, cioè la cosa di cui abbiamo più bisogno.
 
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